Nutzungsbedingungen für die AIcoo Pilotphase

1. Präambel

Die AIcoo Wilken Schoenherr GbR (im Folgenden “AIcoo” oder “Anbieter”) stellt ausgewählten Pilotkunden ihre Softwarelösung “AIcoo” (im Folgenden “Software”) zu Test- und Optimierungszwecken zur Verfügung.

Die Teilnahme an der Pilotphase erfolgt entweder

• Free Pilot: kostenfrei; oder
• Custom Pilot: gegen Entgelt, wenn kundenspezifische Funktionen oder Erweiterungen entwickelt werden.

In beiden Fällen gilt: Die Software befindet sich in einem frühen Entwicklungsstadium, und AIcoo übernimmt keine Gewährleistung für die Verfügbarkeit, Funktionalität oder Fehlerfreiheit des Systems.

Mit der Nutzung der Software erkennt der Kunde diese Nutzungsbedingungen als verbindlich an.

2. Begriffsbestimmungen

• AIcoo / Anbieter: Die AIcoo Wilken Schoenherr GbR ist Entwickler und Betreiber der Softwarelösung „AIcoo”, einer KI-gestützten Plattform zur Automatisierung des Projektmanagements.
• Kunde / Pilotkunde: Jede natürliche oder juristische Person, die die Software während der Pilotphase testet oder nutzt.
• Software: Die webbasierte Plattform von AIcoo, die Kommunikations- und Projektdaten analysiert, Aufgaben extrahiert und Projektpläne aktualisiert.
• LLM (Large Language Model): Ein generatives KI-Modell (OpenAI) zur Verarbeitung natürlicher Sprache.
• Daten: Alle vom Kunden in die Software eingegebenen Informationen, einschließlich E-Mails, Chatnachrichten, Projektdaten oder Kontaktdaten.

3. Vertragsgegenstand

Die Software stellt einen KI-Agenten bereit, der Projektmanager durch das Mitlesen von Kommunikationskanälen (derzeit E-Mail und Slack) sowie durch Zugriff auf angebundene Projektmanagement-Tools (derzeit integrierter AIcoo-Projektplan und optional awork) unterstützt.

Basierend auf aggregierten Kommunikations- und Planungsdaten schlägt die KI konkrete Maßnahmen wie Planaktualisierungen oder das Verfassen von Nachrichten vor.

Der Kunde erhält eine einfache, nicht-exklusive, nicht übertragbare Lizenz (entweder Free Pilot oder Custom Pilot) zur Nutzung der Software für die Dauer der Pilotphase.

AIcoo darf Nutzungsdaten nur dann zu Forschungs-, Entwicklungs- und Optimierungszwecken auswerten, wenn der Kunde ausdrücklich und freiwillig zustimmt (siehe Abschnitt 7). Ohne diese Einwilligung erfolgt die Datenverarbeitung ausschließlich zur Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen.

3.1 Vertragsschluss

Beim kostenlosen Pilotbetrieb („Free Pilot“) kommt der Vertrag zustande, sobald der Kunde die Nutzungsbedingungen beim Onboarding per Checkbox akzeptiert und anschließend die Software nutzt.

Für Kunden im kostenpflichtigen Pilotbetrieb mit individuellen Erweiterungen, Integrationen oder Funktionen („Custom Pilot“) erfolgt der Vertragsschluss ausschließlich durch eine individuell geschlossene Vereinbarung (z. B. unterschriebenes Angebot, Vertrag oder elektronische Signatur).

4. Teilnahmemöglichkeiten

4.1 Free Pilot

Der Kunde kann die Software kostenlos nutzen. Die Zustimmung zur Datenverwendung zu Optimierungszwecken ist freiwillig; eine Ablehnung hat keinen Einfluss auf den Zugang zum Free Pilot. Kunden, die zustimmen, können jedoch zusätzliche Nutzungskontingente oder Vorab-Zugänge zu neuen Funktionen erhalten. Die Einwilligung kann jederzeit über die Datenschutzeinstellungen in der Software oder schriftlich widerrufen werden.

4.2 Custom Pilot

Kunden, die individuelle Erweiterungen, Integrationen oder Funktionen beauftragen, zahlen ein separat vereinbartes Entgelt. AIcoo bemüht sich, Kundenanforderungen zeitnah in die Produktentwicklung zu integrieren, übernimmt jedoch keine Garantie hierfür.

5. Leistungsumfang

Die Software wird „wie sie ist“ bereitgestellt. Es besteht kein Anspruch auf ständige Verfügbarkeit, Fehlerfreiheit oder einen bestimmten Funktionsumfang.

AIcoo ist berechtigt, Funktionen, Module oder Schnittstellen jederzeit zu ändern, zu deaktivieren oder zu entfernen, sofern dies dem Entwicklungsfortschritt dient.

6. Pflichten des Kunden

Während der Pilotphase verpflichtet sich der Kunde:

• die Software ausschließlich zu Testzwecken im Rahmen der Pilotphase zu nutzen.
• keine rechtswidrigen Inhalte einzugeben oder zu verarbeiten.
• Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und nicht an Dritte weiterzugeben.
• auf Anfrage Feedback zur Produktverbesserung an AIcoo zu geben.
• für die Richtigkeit, Rechtmäßigkeit und Inhalte der eingegebenen oder hochgeladenen Daten vollständig selbst verantwortlich zu sein; AIcoo übernimmt hierfür keine Haftung.
• die technischen Voraussetzungen für die Nutzung der Software sicherzustellen (z. B. Internetverbindung, kompatibler Browser) und zu akzeptieren, dass AIcoo nicht für Störungen im Systemumfeld des Kunden verantwortlich ist.
• die Software ausschließlich innerhalb der eigenen Organisation zu nutzen. Eine Nutzung für oder im Auftrag Dritter – insbesondere als Dienstleistung, durch Unterlizenzierung, Weitergabe, White-Label-Nutzung oder Weiterverkauf – ist nur mit ausdrücklicher schriftlicher Zustimmung von AIcoo gestattet.

7. Datenschutz und Datenverarbeitung

AIcoo verarbeitet personenbezogene Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

7.0 Rolle von AIcoo im Datenschutz

Die Rolle von AIcoo richtet sich nach dem Kontext der Datenverarbeitung:

• Verantwortlicher: Bei Datenverarbeitungen im Zusammenhang mit Website, Nutzerregistrierung, Abrechnung, Support und sonstigen administrativen Vorgängen ist AIcoo Verantwortlicher gemäß DSGVO.
• Auftragsverarbeiter: Bei Nutzung der Software durch Kunden für betriebliche Zwecke verarbeitet AIcoo Kommunikations-, Projekt- und sonstige Nutzerdaten im Auftrag des Kunden. In diesem Fall ist der Kunde Verantwortlicher, und AIcoo verarbeitet Daten ausschließlich weisungsgebunden.

7.1 Verarbeitung zu Optimierungszwecken

Die Teilnahme an Datenverarbeitungen zur Verbesserung der KI-Modelle und Systemleistung ist rein freiwillig. Eine Verarbeitung erfolgt nur nach ausdrücklicher, jederzeit widerrufbarer Einwilligung in den Software-Einstellungen oder schriftlich. Der Einwilligungsstatus wird dokumentiert und kann jederzeit per E-Mail an it@aicoo.ai geändert werden.

7.2 Nutzung externer KI-Dienste

Zur Bereitstellung der Funktionen werden externe KI-Dienste (OpenAI) verwendet. AIcoo stellt sicher, dass bei Nutzung über APIs kein Training der Modelle durch die Anbieter erfolgt.

7.3 Drittanbieter-Integrationen

Optionale Integrationen mit Drittanwendungen (awork, Slack, …) erfolgen nur nach ausdrücklicher Zustimmung des Kunden.

7.4 Weitere Informationen

Detaillierte Informationen zur Datenverarbeitung finden sich in der Datenschutzerklärung von AIcoo unter https://www.aicoo.ai/legal.

8. Haftung

8.1 Gewährleistungsausschluss

Die Software wird im Rahmen einer Pilotphase bereitgestellt. AIcoo übernimmt keine Garantie für Verfügbarkeit, Richtigkeit oder Funktionsumfang.

8.2 Haftungsbeschränkung

AIcoo haftet nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit sowie bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit. Eine Haftung bei einfacher Fahrlässigkeit, indirekten Schäden, Datenverlust oder entgangenem Gewinn ist ausgeschlossen.

8.3 Datenverlust

Der Kunde ist selbst für die Datensicherung verantwortlich. AIcoo haftet nicht für Datenverlust, es sei denn, dieser wurde vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht.

9. Laufzeit und Kündigung

Die Pilotphase (sowohl Free Pilot als auch Custom Pilot) läuft für die zwischen AIcoo und dem Kunden individuell vereinbarte Dauer. Beide Parteien können die Teilnahme jederzeit mit einer Frist von sieben Tagen kündigen.

Nach Ende der Pilotphase kann der Zugang des Kunden deaktiviert oder auf eine eingeschränkte Demoversion umgestellt werden.

10. Geistiges Eigentum

Alle Rechte an der Software, einschließlich aller Updates, Erweiterungen und Dokumentationen, verbleiben bei AIcoo.

Dem Kunden werden keine Rechte über die hier eingeräumte Lizenz hinaus gewährt. Reverse Engineering, Kopieren oder Modifizieren der Software ist untersagt, sofern dies nicht gesetzlich erlaubt ist.

11. Schlussbestimmungen

11.1 Anwendbares Recht

Es gilt ausschließlich deutsches Recht.

11.2 Gerichtsstand

Gerichtsstand ist Hamburg, sofern der Kunde Kaufmann oder eine juristische Person des öffentlichen Rechts ist.

11.3 Änderung der Bedingungen

AIcoo kann diese Bedingungen ändern. Änderungen werden mindestens vier Wochen vor Inkrafttreten mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb dieser Frist, gelten die Änderungen als akzeptiert.

11.4 Salvatorische Klausel

Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

11.5 Ausschluss abweichender Bedingungen

Abweichende Geschäftsbedingungen des Kunden finden keine Anwendung, es sei denn, AIcoo stimmt ausdrücklich schriftlich zu.

11.6 Kontakt

AIcoo Wilken Schoenherr GbR
Wolliner Strasse 11
22143 Hamburg

E-Mail: it@aicoo.ai
Web: https://www.aicoo.ai