AIcoo Datenschutzerklärung

Gültig ab: 10. November 2025

1. Einleitung

Willkommen bei AIcoo!

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben, auf welcher Rechtsgrundlage wir sie verarbeiten und welche Rechte Sie in Bezug auf Ihre Daten haben.

Wie wir Daten verarbeiten, hängt davon ab, ob Sie unsere Website besuchen, uns kontaktieren oder unsere Software und KI-Funktionen aktiv nutzen.

AIcoo bietet zwei Pilotmodelle an:

• Free Pilot: kostenfreies Modell mit Standardfunktionen; Datenverwendung zu Produktverbesserungszwecken nur mit Einwilligung.
• Custom Pilot: kostenpflichtiges Modell mit kundenspezifischen Erweiterungen; individuelle Features, individuelles Entgelt, AV-Vertrag möglich.

2. Verantwortlicher

Unternehmen: AIcoo Wilken Schoenherr GbR
Kontakt: it@aicoo.ai
Adresse: Wolliner Strasse 11, 22143 Hamburg

Sobald ein Datenschutzbeauftragter benannt wird, ergänzen wir hier dessen Kontaktdaten.

2.1 Rolle von AIcoo je nach Kontext

Die Rolle von AIcoo nach Datenschutzrecht hängt vom jeweiligen Verarbeitungskontext ab:

• Verantwortlicher: AIcoo ist Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO) für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit unserer Website, der Nutzerregistrierung, Abrechnung, dem Kundensupport und anderen administrativen Zwecken. In diesen Fällen bestimmt AIcoo die Zwecke und Mittel der Verarbeitung.

• Auftragsverarbeiter: Wenn Sie AIcoo geschäftlich innerhalb Ihres Unternehmens nutzen, handelt AIcoo als Auftragsverarbeiter (Art. 4 Nr. 8 DSGVO) für in der Software verarbeitete Daten wie E-Mails, Slack-Nachrichten, Projektdaten und andere Inhalte. In diesem Kontext ist Ihr Unternehmen der Verantwortliche, und AIcoo verarbeitet Daten ausschließlich nach Ihren dokumentierten Weisungen.

3. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

AIcoo verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf Basis der geltenden Datenschutzgesetze, insbesondere der DSGVO und des BDSG.

Je nach Nutzung unserer Dienste kann sich die Verarbeitung auf verschiedene Rechtsgrundlagen stützen:

• Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): z. B. für Testzugänge, Free Pilot, Custom Pilot oder Supportanfragen.
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): z. B. für die Eintragung auf die Warteliste über die Website.
• Gesetzliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): z. B. zur Erfüllung steuerlicher Vorgaben.
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): z. B. für Systemsicherheit oder Produktverbesserungen.

4. Von uns verarbeitete Daten

Abhängig vom jeweiligen Kontext können folgende Datenkategorien verarbeitet werden:

• Stammdaten: Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Unternehmen, Position.
• Kommunikationsdaten: Inhalte aus E-Mails, Chats oder Projektdateien – sofern Sie AIcoo mit Kommunikationsdiensten verbinden.
• Nutzungsinformationen: IP-Adresse, Zeitstempel, Browsertyp, Geräteinformationen, Logdaten.
• Vertrags- und Abrechnungsdaten: z. B. Rechnungsadresse, Zahlungsdaten, Lizenzstatus.

4.1 Free Pilot

Beim Free Pilot werden die oben genannten Datenkategorien verarbeitet, um die Standardfunktionen der Software bereitzustellen. Die Datenverwendung zu Produktverbesserungszwecken erfolgt nur mit ausdrücklicher, freiwilliger Einwilligung des Nutzers.

4.2 Custom Pilot

Beim Custom Pilot werden zusätzlich zu den Standarddatenkategorien auch Daten verarbeitet, die für die Entwicklung und Bereitstellung kundenspezifischer Funktionen, Integrationen oder Erweiterungen erforderlich sind. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des individuellen Vertrags und kann durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geregelt sein.

5. Verarbeitungszwecke

Wir verwenden personenbezogene Daten, um

• unsere Software und KI-Funktionen bereitzustellen,
• Support und Kommunikation zu ermöglichen,
• Free Pilot und Custom Pilot sowie Verträge zu verwalten,
• Sicherheit und Stabilität unserer Systeme zu gewährleisten,
• unsere Produkte und Prozesse zu verbessern,
• Ihnen auf Wunsch Informationen über AIcoo zu senden.

6. Einsatz externer Dienstleister

Um AIcoo zuverlässig und sicher zu betreiben, arbeiten wir mit spezialisierten Partnern zusammen. Diese Dienstleister sind sorgfältig ausgewählt, vertraglich gebunden und erfüllen die Anforderungen der DSGVO. Wir übermitteln Daten nur, wenn ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist (z. B. EU-Angemessenheitsbeschluss oder EU-Standardvertragsklauseln).

6.1 OpenAI

Für KI-gestützte Textanalyse und Vorschläge verwenden wir Modelle von OpenAI, L.L.C. (USA). Die Verarbeitung findet ausschließlich innerhalb der von Ihnen initiierten Funktionen statt, wie Textanalyse oder Aufgabenerkennung.
AIcoo stellt sicher, dass übermittelte Daten nicht zum Training der Modelle durch OpenAI genutzt werden.
Falls Daten in die USA übertragen werden, erfolgt dies auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO.

6.2 Mailjet

Für den Versand von E-Mails (Benachrichtigungen, Einladungen, Updates) nutzen wir Mailjet GmbH, München, Deutschland.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Bereitstellung von Informationen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

7. Freiwillige Integrationen

AIcoo kann optional mit externen Tools verbunden werden, um Projektkommunikation automatisch zu analysieren und Aufgaben zu erkennen. Diese Integrationen sind nur aktiv, wenn Sie sie ausdrücklich einschalten.

7.1 awork

Bei einer Verbindung mit awork verarbeitet AIcoo Projektdaten wie Aufgaben, Verantwortlichkeiten oder Statusinformationen. Der Zugriff erfolgt über die offizielle awork-API, und nur für die jeweilige Funktion relevante Daten werden temporär verarbeitet.

7.2 Slack

Bei einer Verbindung mit Slack kann AIcoo Inhalte ausgewählter Kanäle analysieren, um Aufgaben und die ensprechden parameter (z.B. Deadline) zu identifizieren. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Auftrag des jeweiligen Kunden und nicht für eigene Zwecke von AIcoo.

8. Nutzung der KI-Funktionen

Unsere KI analysiert E-Mails, Nachrichten und Projektdaten, um Zusammenfassungen, E-Mail-Entwürfe oder Projektplananpassungen vorzuschlagen. Diese Verarbeitung dient ausschließlich dazu, die angeforderten Ergebnisse bereitzustellen.

8.1 Datenverarbeitung zu Optimierungszwecken

Es erfolgt keine automatische Nutzung von Kundendaten zu Produktverbesserungs- oder Modelloptimierungszwecken. Eine Teilnahme an einem Datenfreigabeprogramm zur Modell- oder Produktoptimierung ist vollständig freiwillig und erfordert ein ausdrückliches Opt-In. Sofern diese Option nicht aktiv in den Workspace-Einstellungen wurde, werden Kundendaten niemals für allgemeine Modelloptimierung verwendet.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft per E-Mail an it@aicoo.ai widerrufen — wir stoppen dann die Nutzung für Optimierungszwecke unverzüglich.

Wir speichern projektbezogene E-Mails, Nachrichten und Projektdaten für die Dauer des jeweiligen Projekts, da sie für die Projektdurchführung und die Kontextsicherung der KI-Ausgaben erforderlich sind.
Daten werden gelöscht, sobald der Projektmanager das Projekt entfernt oder uns zur Löschung anweist.

8.2 Automatisierte Entscheidungen und Profiling

AIcoo analysiert Nachrichten, E-Mails und Projektdaten, um relevante Informationen zu erkennen oder Vorschläge zu machen. Diese Prozesse haben keine rechtlichen oder ähnlich erheblichen Auswirkungen im Sinne von Art. 22 DSGVO.

Die KI-Vorschläge dienen ausschließlich der Unterstützung — die finale Entscheidung und Ausführung (z. B. E-Mails versenden, Aufgaben ändern) liegen immer beim Nutzer.

Wenn AIcoo zukünftig Funktionen einführt, die als automatisierte Entscheidungen mit rechtlichen oder wesentlichen Auswirkungen gelten könnten, werden wir vorab informieren und ggf. Einwilligung einholen.

9. Rolle von AIcoo als Auftragsverarbeiter

Wenn Sie AIcoo geschäftlich nutzen, verarbeiten wir personenbezogene Daten im Auftrag Ihres Unternehmens und handeln als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Dies gilt insbesondere für in-produktbezogene Daten wie E-Mails, Slack-Nachrichten, Projektdaten und andere Inhalte.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich nach dokumentierten Weisungen des Kunden. Unsere Unterauftragsverarbeiter (OpenAI, Mailjet) sind im AVV aufgeführt.

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV / DPA) wird auf Anforderung des Kunden bereitgestellt und abgeschlossen.

Hinweis: Für Verarbeitung im Zusammenhang mit Website-Nutzung, Registrierung, Abrechnung und Support ist AIcoo Verantwortlicher (siehe Abschnitt 2.1).

10. Hosting und Datensicherheit

AIcoo betreibt seine Systeme ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union, abgesehen von der Landingpage welche in der USA gehostet ist.
Wir nutzen moderne Verschlüsselungstechnologien (z. B. https) und rollenbasierte Zugriffskontrollen, um unbefugten Zugriff und Datenverlust zu verhindern.

11. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die jeweiligen Zwecke notwendig oder gesetzlich vorgeschrieben ist.
Nach Wegfall des Zwecks oder Ablauf der Frist werden Daten gelöscht, anonymisiert oder gesperrt.

12. Rechte betroffener Personen

Nach der DSGVO haben Sie folgende Rechte:

• Auskunft über gespeicherte Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung („Recht auf Vergessenwerden“, Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zur Ausübung dieser Rechte kontaktieren Sie uns unter it@aicoo.ai.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

AIcoo kann diese Datenschutzerklärung aktualisieren, um neue rechtliche, technische oder organisatorische Entwicklungen abzubilden.
Die aktuelle Version ist jederzeit unter www.aicoo.ai/legal verfügbar.
Wesentliche Änderungen kommunizieren wir transparent. Frühere Versionen archivieren wir und stellen sie auf Anfrage bereit.

14. Cookies und Webanalyse

Die AIcoo-Website verwendet Cookies und ähnliche Technologien, um die Funktionalität sicherzustellen, die Nutzung zu analysieren und — sofern Sie einwilligen — unsere Kommunikation und unser Marketing zu optimieren.

14.1 Funktionale Cookies

Diese Cookies sind technisch notwendig, damit die Website ordnungsgemäß funktioniert.
Sie werden auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einem funktionalen Online-Angebot gespeichert (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Ohne diese Cookies kann die Website nicht korrekt bereitgestellt werden.

14.2 Statistik-Cookies

Mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) helfen uns statistische Cookies zu erkennen, wie Besucher unsere Website nutzen — z. B. welche Seiten besonders häufig besucht werden.
Die Informationen sind aggregiert und nicht personenbezogen.

14.3 Marketing-Cookies

Marketing-Cookies werden — nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) — genutzt, um personalisierte Inhalte oder Werbung anzuzeigen und deren Wirksamkeit zu messen.
Diese Cookies können Nutzer über Websites hinweg verfolgen.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen unten auf der Website widerrufen oder ändern.

14.4 Verwaltung der Cookie-Einstellungen

Beim ersten Besuch unserer Website können Sie auswählen, ob Sie alle Cookies, nur funktionale oder bestimmte Kategorien zulassen.
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